MODALITÉS DE PRISE EN CHARGE

Qui peut en bénéficier ?

Les candidats qui peuvent bénéficier d’une prise en charge sont les :

  • Professionnels de santé en France ayant un intérêt scientifique à participer au congrès ou pouvant attester que leur présence est bénéfique pour leurs patients
  • Professionnels de santé en France étant orateur/modérateur ou bien participant de manière active au congrès (travaux de recherche, travaux scientifiques inédits)
  • ATTENTION : Vous devez travailler en France pour bénéficier d’une prise en charge de votre participation. Celle-ci ne peut être prise en compte si vous êtes un employé de l’administration ou d’une Agence de Santé, un Agent Public ou un expert dont l’influence pourrait être perçue comme susceptible d’influer sur des décisions, prenant des décisions, ou conseillant ou influençant des décisions, concernant la réglementation des médicaments ou produits de santé en vente libre, ou bien concernant le financement ou la fourniture de produits de santé.
  • La Loi « Ma santé 2020 » interdit toute prise en charge d’hospitalité aux étudiants ou aux professionnels de santé non diplômés.

Quelles sont les clauses restrictives ?

La prise en charge de la participation au congrès :

  • Est attribuée pour une seule participation par médecin dans l’année civile en cours, quel que soit le congrès sélectionné. Exception: En cas de désistement ou bien s’il reste des places disponibles pour l’un des congrès sélectionné parmi vos 3 choix (dans l’ordre de préférence), vous aurez la possibilité de bénéficier d’une seconde prise en charge (sous réserve de validation de votre candidature par le Comité).
  • N’est pas transférable à un autre médecin pour la même formation
  • Concerne une liste préétablie de congrès qui doivent être en relation avec l’activité professionnelle du praticien et de sa spécialité

En ce qui concerne les communications (orales ou posters), un seul auteur parmi les co-auteurs pourra bénéficier d’une prise en charge au congrès.

Votre participation est NOMINATIVE et PERSONNELLE.

LES PLACES SONT LIMITÉES ! Il est donc conseillé de se pré-inscrire bien à l’avance.

Que comprend la prise en charge ?

La prise en charge du professionnel de santé comprend  les éléments d’hospitalité suivants :

  • Une inscription au congrès virtuel ou présentiel (incluant les frais de restauration compris dans celle-ci)
  • L’acheminement principal (Aller-Retour vers la ville de congrès aux dates de l’évènement – sur la base d’un trajet A&R en train 1ère classe pour les trajets de plus d’1 heure ou billet d’avion en classe économique)
  • Les frais d’hébergement pour les nuits correspondant aux dates du congrès
  • Les frais de transferts de la gare/l’aéroport à l’hôtel aller et retour
  • Le(s) dîner(s) organisé(s) par Overcome.

Cette prise en charge se fait directement à travers Overcome sans aucun transfert de valeur (sauf pour le congrès CROI).

Quand cela est nécessaire, des transferts entre l’hôtel et le lieu de congrès peuvent également être mis en place.

Tout autre frais non inclus dans cette prise en charge ne sera pas remboursé :

  1. Frais de Parking
  2. Frais de taxi
  3. Restauration non incluse dans l’inscription ou non organisée par Overcome
  4. Activités en dehors du congrès
  5. Frais kilométriques en cas d’utilisation d’un véhicule personnel
  6. Frais de transport et d’hébergement pour les personnes habitant à moins de 50 km.

En cas de validation de votre prise en charge, aucun frais payé à l’avance ne sera remboursé par Overcome (à l’exception du congrès de la CROI : remboursement de l’inscription et de l’hébergement pour les prises en charge en présentiel). L’inscription, le transport et l’hébergement sont pris en charge directement par Overcome.

Qui sélectionne les candidatures ?

La sélection des candidatures se fait par un Comité de sélection composé d’experts indépendants (sans contrôle, influence ou implication de la part de ViiV Healthcare).

Leur mission: permettre une sélection diversifiée et équitable des candidats au programme de formation médicale indépendante notamment selon les critères de sélection suivants :

  1. Intérêt scientifique à participer au congrès sélectionné en fonction des travaux de recherche scientifique en cours ou publiés
  2. Intérêt scientifique à participer au congrès sélectionné en fonction du bénéfice pouvant être apporté aux patients
  3. Mise à jour des connaissances dans le cadre de l’exercice de la profession, de transmission de savoir ou de partage des connaissances
  4. Engagement actif du candidat pour le congrès sélectionné (orateur, présentation de communication orale ou poster de travaux de recherches ou scientifiques inédits).

Quels sont les congrès concernés ?

  • CROI – 19 au 22 février 2023 – Seattle
  • ISHEID – 10 au 12 mai 2023 – Avignon
  • JNI – 07 au 09 juin 2023 – Grenoble
  • European Meeting on HIV & Hepatitis – 07 au 09 juin 2023 – Rome
  • IAS – 23 au 26 juillet 2023 – Brisbane
  • ANTIVIRAL PK – 11 au 13 septembre 2023 – Rome
  • Complications & Comorbidités – 14 et 15 septembre 2023 – Saint Malo
  • Synergie & Résistances – 04 au 06 octobre 2023 – Aix en Provence
  • EACS – 18 au 21 octobre 2023 – Varsovie
  • SFLS – 07 et 08 décembre 2023 – Tours
  • WCADR – dates et lieu en attente

Comment soumettre un dossier ?

Si vous souhaitez candidater pour une prise en charge de votre participation à l’un des congrès cités ci-dessus, vous devez suivre les étapes suivantes :

A SAVOIR : Nous vous informons que depuis le 1er octobre 2020, l’octroi d’avantages inférieurs à des seuils fixés par les Autorité de Santé par arrêté fait désormais l’objet d’une convention soumise à une déclaration préalable auprès des autorités compétentes. La convention signée par vos soins sera requise environ 15 jours avant le congrès pour pouvoir procéder à ladite déclaration par l’agence Overcome, sans quoi nous ne serons plus en mesure de vous prendre en charge pour le congrès concerné.

Une déclaration d’absence de conflit d’intérêt avec ViiV Healthcare sera également requise préalablement à toute prise en charge.

Pour plus d’information, merci de contacter congresvih@overcome.fr